Jak wdrożyć PPK w firmie zatrudniającej co najmniej 50 osób?

Poradnik wdrażania PPK w firmach zatrudniających co najmniej 50 osób

Dla pracownika udział w programie Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) jest zawsze dobrowolny. Pracodawcy, a posługując się językiem ustawy – podmioty zatrudniające, muszą jednak  utworzyć PPK, jeżeli spełniają wymagania wskazane w przepisach. 

Tworzenie PPK jest pewnego rodzaju procesem. Zanim omówimy jego poszczególne etapy, ustalmy, którzy pracodawcy wchodzą do programu PPK na jego II etapie, tj. od 1 stycznia 2020 roku.

Firmy, które miały na 30 czerwca 2019 r. co najmniej 50 osób zatrudnionych, stosują przepisy ustawy o PPK od 1 stycznia 2020 r. 

Termin, w jakim pracodawca musi uruchomić PPK dla swojej załogi, zależy od wielkości tego pracodawcy, mierzonej wielkością zatrudnienia. Najwięksi pracodawcy (zatrudniający 250 i więcej osób) mają już za sobą wdrożenie PPK. Na rachunki PPK osób zatrudnionych w tych podmiotach wpływają już kolejne wpłaty. Następny etap wdrażania PPK obejmuje pracodawców, którzy na dzień 30 czerwca 2019 r. zatrudniali co najmniej 50 osób (Pracodawca 50+). 

Uwaga! PPK nie tworzy się dla wszystkich zatrudnionych w danej firmie i nie wszystkich uwzględnia  się w stanie zatrudnionych. PPK dotyczy tylko tych pracowników, którzy mieszczą się w definicji osoby zatrudnionej. Ustawa o PPK precyzyjnie wskazuje kogo obejmuje PPK.

Stosowanie ustawy o PPK zasadniczo oznacza obowiązek utworzenia PPK w danej firmie. Pracodawca może zwolnić się z tego obowiązku, jeżeli w dniu, od którego stosuje się do niego ustawę o PPK (w tym przypadku od 1 stycznia br.), prowadził pracowniczy program emerytalny (PPE) oraz naliczał i odprowadzał składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia dla co najmniej 25% osób zatrudnionych.

Przed przystąpieniem do wdrożenia PPK w firmie niezbędne są odpowiednie czynności przygotowawcze. Należy do nich poinformowanie pracowników o zasadach funkcjonowania PPK, a także o przysługujących im prawach. Może się okazać, że w procesie tworzenia PPK niezbędne będzie zaangażowanie takich obszarów w firmie jak kadry i płace, IT czy dział prawny. Pracodawca musi również odpowiednio zaplanować koszty obsługi PPK oraz finansowane przez siebie wpłaty na program.

Przejdźmy teraz do poszczególnych etapów wdrażania PPK dla Pracodawcy:

1. Wybierz instytucję finansową wspólnie z Twoimi pracownikami

Pracodawca nie wybiera instytucji finansowej sam. Powinien porozumieć się w tej sprawie z zakładową organizacją związkową, a jeżeli taka organizacja nie działa w firmie, to z reprezentacją osób zatrudnionych, wyłonioną w trybie przyjętym u tego pracodawcy.

Pracodawca (50+) w sprawie wyboru instytucji finansowej powinien porozumieć się z pracownikami do 24 marca 2020 r. Jeżeli do tego dnia nie osiągnie z nimi porozumienia, będzie mógł samodzielnie zdecydować o wyborze instytucji finansowej.

Przy wyborze instytucji zarządzającej PPK należy kierować się jej doświadczeniem, dotychczasowymi wynikami w zarządzaniu oraz proponowanymi kosztami. Wyboru instytucji finansowej dokonuje się biorąc pod uwagę najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych. Oznacza to np., że sam tylko oferowany przez instytucję finansową zakres wsparcia w procesie wdrażania programu i jego obsługi nie może być decydującym kryterium wyboru.

Lista instytucji dopuszczonych do udziału w omawianym systemie, spośród których wybiera się instytucję do prowadzenia PPK w danej firmie, jest dostępna pod tym adresem: www.mojeppk.pl/lista-instytucji-finansowych.html.

2. Podpisz umowy tworzące PPK

Z wybraną instytucją finansową trzeba następnie podpisać umowy, które ustanawiają zasady prowadzenia programu i formalnie tworzą PPK w danej firmie.

Umowę o zarządzanie PPK Pracodawca (50+) zawiera najpóźniej 24 kwietnia 2020 r. W tej umowie zostaną uregulowane najważniejsze zasady dotyczące gromadzenia i zarządzania środkami na rachunkach PPK pracowników.

Uwaga! Po podpisaniu umowy o zarządzanie PPK poinformuj pracowników, którzy ukończyli 55. rok życia, a nie ukończyli 70 roku życia o tym, że do PPK mogą przystąpić tylko na swój wniosek. Upewnij się, że wszyscy pracownicy otrzymali informację o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej oraz o możliwości obniżenia wpłaty podstawowej (na etapie wdrażania programu są to Twoje ustawowe obowiązki informacyjne).

Umowę o prowadzenie PPK Pracodawca (50+) powinien zawrzeć najpóźniej 11 maja 2020 r.  Jest to umowa, którą pracodawca zawiera w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Po zawarciu  tych umów staną się oni uczestnikami PPK. 

Umowę o prowadzenie PPK należy zawrzeć dla osób zatrudnionych u danego pracodawcy na 1 stycznia 2020 r. – bez względu na ich staż pracy.  Zawiera się ją także dla osób zatrudnionych po tej dacie, ale spełniających, na dzień zawarcia umowy, wymóg 3-miesięcznego okresu zatrudnienia.

Umowę o prowadzenie PPK pracodawca podpisuje w imieniu i na rzecz zatrudnionych, którzy ukończyli 18 lat, ale nie ukończyli 55. roku życia (poza tymi, którzy złożyli deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat). W przypadku osób, które ukończyły 55 lat, a nie ukończyły 70. roku życia, umowę o prowadzenie PPK zawiera się wyłącznie na ich wniosek.

Uchylanie się od obowiązku tworzenia PPK lub nakłanianie osób zatrudnionych do rezygnacji z oszczędzania w systemie podlega karom finansowym. 

Jeśli jesteś Pracodawcą (50+):

  • umowę o prowadzenie PPK powinieneś zawrzeć do 24.04.2020;
  • umowę o zarządzanie PPK powinieneś zawrzeć do 11.05.2020.
     

3. Odprowadź pierwsze wpłaty do PPK

Po zawarciu umów o prowadzenie PPK instytucja finansowa tworzy dla uczestników prywatne, imienne rachunki PPK, na które będą trafiały wpłaty ze środków pracownika, pracodawcy oraz wpłaty i dopłaty finansowane przez państwo.

Już od pierwszego wynagrodzenia wypłacanego pracownikom po podpisaniu w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK pracodawca nalicza i pobiera wpłaty do PPK. To, kiedy trzeba przekazać do instytucji finansowej pierwsze pobrane wpłaty, zależy od terminu zawarcia umowy o prowadzenie PPK. 

Jeżeli pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK zostanie wypłacone:

  • jeszcze w miesiącu zawarcia tej umowy – wpłat należy dokonać w okresie od 1 do 15 dnia następnego miesiąca;
  • w następnym miesiącu po zawarciu umowy o prowadzenie PPK (wynagrodzenie wypłacane z przesunięciem) – wpłat należy dokonać w okresie od dnia ich obliczenia i pobrania do 15 dnia miesiąca następującego po ich obliczeniu i pobraniu.

Więcej na temat procesu wdrożenia PPK dowiesz się na MojePPK w zakładce dla pracodawcy lub pod numerem bezpłatnej infolinii 800 775 775.

(red)